FeQSoft
Folyamatfejlesztés és audit a gyorsabb működésért
A növekedést gyakran nem az erőforrások hiánya, hanem a napi működésben elvesző idő, az információk rossz átadása, a párhuzamos munka vagy a tisztázatlan felelősség lassítja.
A teljes folyamatot vizsgáljuk, majd a fejlesztéseket úgy rendezzük egymás után, hogy használhatóbb, átláthatóbb és mérhetőbb működés jöjjön létre.
Ugyanaz a munka előtte és utána, kevesebb veszteséggel.
- Előttevárakozás, újramunka, tisztázatlan felelősség
- Utána, öt lépésbenbejövő igény → felelős kijelölve → elvégzés → ellenőrzés → lezárás és mérés
- Mit hozkevesebb lépés, egyértelmű átadás, mérhető végpont
Ugyanaz az erő, más eredmény
Sokszor a különbséget nem a teljesítmény adja, hanem a megfelelő irány. A legtöbb vállalkozásnál nem az az első kérdés, hogy elegendő-e az erőforrás, hanem az, hogy a meglévő erőforrások megfelelően vannak-e felhasználva. Ezért kezdjük a folyamatfejlesztést mindig azzal, hogy hol vész el az energia, és nem azzal, hogy ki dolgozzon többet.
További tanulságok a Képtárban →Mit vizsgálunk?
- hol keletkezik várakozás, újramunka vagy információvesztés
- egyértelműek-e a felelősségek és az átadási pontok
- a feladat a megfelelő szakértelemmel rendelkező munkatárshoz került-e
- mely adatot rögzítik többször vagy egyáltalán nem
- a rendszer támogatja-e a felhasználót, vagy felesleges terhet jelent
- mely feladat automatizálható biztonságosan
- hogyan mérhető a változtatás hatása
Kiszervezés, belső átalakítás vagy a jelenlegi működés megtartása?
Tipikus felkérés, hogy vizsgáljuk meg: érdemes-e egy folyamatot kiszervezni, cégen belül átalakítani, vagy a jelenlegi működést megtartani. Nem eleve a kiszervezés vagy a belső megoldás mellett érvelünk; ugyanazon üzleti és működési szempontok alapján hasonlítjuk össze a reális lehetőségeket.
Az elemzés nem áll meg az óradíjak összevetésénél. Figyelembe vesszük a teljes költséget – a vezetői ráfordítást, a toborzást és betanítást, a rendszereket, az átadásokat és az átállást is –, továbbá a minőséget, a rendelkezésre álló kapacitást, a rugalmasságot, a szolgáltatási szintet, a tudás megtartását, az adat- és működési kockázatokat, a vállalatnál maradó kontrollt, valamint a folyamat stratégiai jelentőségét.
A döntési anyag bemutatja az egyes lehetőségek előnyeit, hátrányait, feltételeit és átállási kockázatait. A javaslat lehet kiszervezés, belső fejlesztés, hibrid megoldás vagy annak igazolása, hogy a jelenlegi működés megfelelő. A cél nem a változtatás mindenáron, hanem a bizonyíthatóan jobb üzleti megoldás.
Belső vagy kiszervezett könyvelés?
Illusztratív döntés-előkészítés egy ötfős belső csapat példáján
Belső könyvelési csapat
Külső könyvelési szolgáltató
Elméleti teljes éves költség
Az első évi 1,8 M Ft különbség önmagában nem döntési érv. Párhuzamos működésnél a kiszervezés első éve drágább is lehet.
Működési összehasonlítás
1–5 pont; a magasabb érték kedvezőbb
Illusztratív pontozás. A tényleges értékeket és azok súlyát az audit során, az adott vállalat adatai alapján határozzuk meg.
A vizsgálat nem automatikusan kiszervezést javasol
Elméleti példa, nem piaci ajánlat és nem adózási számítás. A bérek, lekötött munkaórák, szolgáltatói díjak és pontszámok cserélhető feltételezések. A külső szolgáltatói díj nettó, levonható áfa nélküli példaköltség; a belső controller-tételt teljes munkáltatói költségként kezeltük. A tényleges döntéshez vállalati folyamatadat, volumen, SLA, szerződéses, jogi és adózási vizsgálat szükséges.
A sok apró javítás összeadódik
Egyetlen egyszázalékos javulás önmagában kevésnek tűnhet. Ha azonban több egymáshoz kapcsolódó ponton csökken a veszteség, rövidül a várakozás vagy javul az információ minősége, az összhatás már érezhető lehet a kapacitásban, a vevői élményben és az eredményességben.
Bármilyen kicsi a feladat, teljes üzleti rálátással dolgozunk rajta. A szaktudás a legtöbb területen házon belül van, ezért a legkisebb munkát is úgy készítjük el, hogy a háttérben lévő üzleti szerkezetet is értjük. Ha egy kérésen változtatni érdemes, azt megmondjuk, mielőtt elkészül.
Ezt szokták kérdezni
Kis cég vagyunk. Nálunk is van értelme folyamatfejlesztésnek?
Ott a leginkább: kevés emberrel minden elvesző óra többe kerül. Apró, gyorsan megtérülő javításokkal kezdünk, nem átszervezéssel.
Automatizálni szeretnénk. Hol kezdjük?
A folyamat rendbetételével: egy rendezetlen folyamatot automatizálni annyi, mint a hibát felgyorsítani. Előbb mérünk és rendezünk, utána automatizálunk.